Outlook niveau 1 : Utiliser les fonctionnalités de base
Messagerie & Agendas électroniques
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Formation créée le 16/05/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Cette formation permet aux participants de maîtriser les fonctionnalités de base du logiciel Outlook afin d’utiliser efficacement les outils de messagerie, de gestion des contacts et de planification. Elle vise une prise en main complète de l’environnement Outlook pour un usage professionnel quotidien. Cette formation peut se dérouler en présentiel et/ou distanciel. Les CGV sont accessibles sur notre site internet et sur simple demande.
Objectifs de la formation
- Se familiariser avec l‘interface d’Outlook
- Maîtriser les fonctionnalités de base de la messagerie, du calendrier et du gestionnaire de tâches
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Toute personne souhaitant s'initier à l'utilisation d'Outlook en vue d'une utilisation autonome simple.
Prérequis
- Savoir utiliser un ordinateur sous Windows ou MAC est indispensable. Aucun prérequis concernant l‘utilisation d’Outlook n‘est en revanche nécessaire pour suivre cette formation.
Contenu de la formation
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Connaître l‘environnement Outlook
- Ouvrir / fermer Outlook
- Se familiariser avec l‘interface d‘Outlook, généralités sur l‘environnement
- Présentation du ruban
- Connaître et gérer les différents volets
- Personnalisation de l‘affichage
- Accéder aux dossiers
- Utiliser l‘aide Outlook
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Utiliser la messagerie
- Consulter ses messages
- Créer un nouveau message / répondre à un message / transférer un message
- Saisir le texte du message (Utiliser les aides à la saisie / La mise en forme des caractères / Gestion du texte d‘un message)
- Adresser son message : Saisie manuelle d‘une ou plusieurs adresses / Utiliser le carnet d‘adresse et les contacts (Rechercher une adresse, Créer et utiliser des groupes de contact, Classer et trier les contacts, Envoyer un contact par la messagerie)
- Insérer des pièces jointes dans un message
- Envoyer un message
- Imprimer un message
- Gérer son absence : définir une réponse automatique
- Personnaliser ses messages : insérer une signature
- Organiser ses messages (Rechercher un message / Supprimer un message / Créer et gérer les catégories de messages / Les bonnes pratiques d‘utilisation de la messagerie)
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Optimiser son organisation et gérer son planning avec Outlook
- Découvrir le calendrier Outlook
- Utiliser la fenêtre des rappels
- Créer et gérer les tâches
- Créer et gérer les notes
- Créer un rendez-vous ou un évènement
- Définir un rendez-vous ou un événement répétitif
- Personnaliser le calendrier
- Imprimer le calendrier et ses éléments, mettre en page les styles d‘impression
- Déplacer ou copier des éléments
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Utiliser le journal d'Outlook
- Découvrir le journal : principe
- Enregistrer un élément dans le journal
Équipe pédagogique
Encadrement pédagogique : L‘encadrement pédagogique est assuré par le Responsable pédagogique de la formation. Intervenant : La formation est dispensée par un formateur spécialiste du logiciel cible et de l’enseignement aux adultes. Les CV et compétences de nos formateurs sont accessibles sur simple demande avant l’entrée en formation.
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Suivi pédagogique : Suivi des objectifs et des progressions pédagogiques en continu - Individualisation du parcours en fonction des progressions.
- Evaluation pédagogique : Évaluation initiale : auto-positionnement pour évaluer les acquis et lacunes de chaque stagiaire - Évaluation continue et finale de la progression (au cours des exercices, questionnaires et mises en situations) permettant le contrôle de l‘acquisition des notions étudiées et la capacité du stagiaire à les mettre en application – Consignation par le formateur des résultats d’évaluation sur le Bilan Pédagogique individuel du stagiaire.
- Evaluation de satisfaction : Évaluation de la satisfaction en fin de stage par un Questionnaire qualité.
- Evaluation de la formation : À l‘issue de la formation, le stagiaire reçoit une attestation nominative de formation indiquant la nature de la formation suivie, sa durée et les objectifs pédagogiques atteints.
Ressources techniques et pédagogiques
- Méthodes pédagogiques : Apports théoriques et méthodologiques, illustrés d’exemples concrets montrant l’application des notions abordées - Démonstrations commentées de l‘utilisation d‘Outlook - Mise en application individuelle des acquis du cours au travers d’exercices pratiques réalisés sur ordinateur sous l‘encadrement du formateur - Interactivité entre les stagiaires et avec le formateur, partages d‘expériences - Le formateur adapte sa formation à la version d‘Outlook utilisé par le stagiaire.
- Moyens techniques : Diaporama détaillé et illustré / démonstrations commentées, support de cours, tableau blanc, ordinateur connecté à internet. Aucun matériel spécifique n’est requis de la part du stagiaire.
- Un support de cours est remis au stagiaire. Selon les besoins spécifiques des stagiaires, remise de documentations complémentaires.
- Dans le cadre de formations en visioconférence, l’assistance technique est assurée par le Responsable Pédagogique tout au long de la formation.
Qualité et satisfaction
Une démarche d'amélioration continue est mise en place afin d'ajuster les contenus et modalités pédagogiques selon les retours des participants et les évolutions du secteur.
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Capacité d'accueil
Entre 1 et 12 apprenants
Délai d'accès
4 semaines
Accessibilité
Pour optimiser la qualité de notre prise en charge, les personnes en situation de handicap sont invitées à nous en informer dès la prise de contact. Notre référent handicap vous recontactera dans les meilleurs délais.