Outlook niveau 2 : Maîtriser les fonctions avancées
Messagerie & Agendas électroniques
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Formation créée le 16/05/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Cette formation permet aux participants de maîtriser les fonctions avancées du logiciel Outlook afin d’optimiser la gestion des messages, la collaboration via les calendriers partagés et la personnalisation de l’environnement de travail. Elle vise à rendre les utilisateurs autonomes dans l’automatisation des tâches et l’optimisation de leur messagerie. Cette formation peut se dérouler en présentiel et/ou distanciel. Les CGV sont accessibles sur notre site internet et sur simple demande.
Objectifs de la formation
- Exploiter pleinement les fonctionnalités de la messagerie et du calendrier Outlook
Profil des bénéficiaires
- Toute personne souhaitant acquérir la maîtrise d’Outlook.
- Savoir utiliser un ordinateur (sous Windows ou MAC) et maîtriser les fonctionnalités de base d‘Outlook (compétences associées à la formation Outlook niveau 1) est indispensable.
Contenu de la formation
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Optimiser la gestion des messages reçus et envoyés
- Regrouper et trier les messages
- Filtrer les messages
- Gérer les dossiers
- Créer des dossiers de recherche
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Automatiser la gestion des messages
- Créer et gérer des règles pour gérer les messages entrant / sortant
- Définir les options de distribution d‘un message
- Utiliser l‘indicateur de suivi d‘un message
- Définir des modèles ou formulaires pour les messages
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Collaborer à l‘aide d‘Outlook grâce aux calendriers
- Gérer ses réunions
- Publier ses calendriers
- Grouper ses calendriers
- Partager ses calendriers
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Maîtriser les fonctionnalités complexes de la messagerie : optimiser l‘utilisation et la personnalisation
- Actions rapides
- Rappel et renvoi d‘un message
- Ajouter une carte de visite électronique à sa signature électronique
- Gérer l‘affichage Conversation
- Gérer les options générales de messagerie
- Partager un dossier
- Gérer le courrier indésirable
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Réduire la taille de sa messagerie
- Archiver des messages
- Optimiser la taille de la boîte aux lettres
- Exporter et importer un dossier
- Gérer un fichier de données
Encadrement pédagogique : L‘encadrement pédagogique est assuré par le Responsable pédagogique de la formation. Intervenant : La formation est dispensée par un formateur spécialiste du logiciel cible et de l’enseignement aux adultes. Les CV et compétences de nos formateurs sont accessibles sur simple demande avant l’entrée en formation.
- Suivi pédagogique : Suivi des objectifs et des progressions pédagogiques en continu - Individualisation du parcours en fonction des progressions.
- Evaluation pédagogique : Évaluation initiale : auto-positionnement pour évaluer les acquis et lacunes de chaque stagiaire - Évaluation continue et finale de la progression (au cours des exercices, questionnaires et mises en situations) permettant le contrôle de l‘acquisition des notions étudiées et la capacité du stagiaire à les mettre en application – Consignation par le formateur des résultats d’évaluation sur le Bilan Pédagogique individuel du stagiaire.
- Evaluation de satisfaction : Évaluation de la satisfaction en fin de stage par un Questionnaire qualité.
- Evaluation de la formation : À l‘issue de la formation, le stagiaire reçoit une attestation nominative de formation indiquant la nature de la formation suivie, sa durée et les objectifs pédagogiques atteints.
- Méthodes pédagogiques : Apports théoriques et méthodologiques, illustrés d’exemples concrets montrant l’application des notions abordées - Démonstrations commentées de l‘utilisation d‘Outlook - Mise en application individuelle des acquis du cours au travers d’exercices pratiques réalisés sur ordinateur sous l‘encadrement du formateur - Interactivité entre les stagiaires et avec le formateur, partages d‘expériences - Le formateur adapte sa formation à la version d‘Outlook utilisé par le stagiaire.
- Moyens techniques : Diaporama détaillé et illustré / démonstrations commentées, support de cours, tableau blanc, ordinateur connecté à internet. Aucun matériel spécifique n’est requis de la part du stagiaire.
- Un support de cours est remis au stagiaire. Selon les besoins spécifiques des stagiaires, remise de documentations complémentaires.
- Dans le cadre de formations en visioconférence, l’assistance technique est assurée par le Responsable Pédagogique tout au long de la formation.