Outlook : Acquérir les compétences pour une utilisation simple autonome
Messagerie & Agendas électroniques
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Formation créée le 16/05/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Cette formation permet aux participants d’acquérir les compétences nécessaires pour utiliser Outlook de manière simple, autonome et sécurisée, dans un cadre professionnel. Elle vise à développer une bonne compréhension des principes de communication électronique, ainsi qu’une utilisation efficace et responsable de la messagerie Outlook. Cette formation peut se dérouler en présentiel et/ou distanciel. Les CGV sont accessibles sur notre site internet et sur simple demande.
Objectifs de la formation
- Réviser / acquérir / approfondir les compétences indispensables pour utiliser simplement et de manière autonome la messagerie Outlook
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Toute personne devant utiliser de manière simple Outlook dans son quotidien professionnel.
Prérequis
- Savoir utiliser un ordinateur (PC sous Windows ou MAC) et internet est indispensable pour suivre cette formation. Aucun prérequis concernant l‘utilisation d‘Outlook n‘est en revanche nécessaire, les compétences cibles étant soit révisées / approfondies, soit travaillées selon le niveau initial du stagiaire.
Contenu de la formation
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Communiquer électroniquement : connaître les principes et précautions
- Comprendre les avantages de la messagerie instantanée : échange en temps réel, connaissance des contacts en ligne, coût faible, transfert de fichiers
- Avoir des notions sur les systèmes de communication via internet autres que la messagerie : RSS, Podcast, SMS, VoIP
- Connaître le concept de communauté virtuelle et quelques exemples : réseaux sociaux, forums internet, forums de discussions (tchat), jeux en ligne
- Connaître et gérer les dangers du corps de message ou des documents attachés relativement aux infections par virus
- Réception de courriers non attendus
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Connaître les paramètres principaux de la messagerie Outlook
- Découvrir la messagerie et son environnement
- Personnaliser l’affichage, le ruban
- Gérer les options générales de messagerie
- Connaître les principes de la Netiquette : brièveté dans les messages ou les réponses, politesse, précision, écriture sans fautes
- Utiliser l’aide d’Outlook
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Créer et mettre en forme un message
- Créer un nouveau message
- Savoir utiliser avec intelligence les fonctions Répondre à l’émetteur ou Répondre à tous
- Transférer (faire suivre) un message
- Partager ses calendriers
- Savoir définir un objet (titre) pour le message
- Gérer le texte du message, mettre en forme les caractères
- Insérer des pièces jointes dans un message
- Insérer une signature dans un message
- Créer et utiliser modèles et formulaires pour les messages
- Sauver un courrier en cours comme brouillon
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Envoyer un message
- Définir les destinataires à partir d’un carnet d’adresses
- Utiliser intelligemment les fonctions Copie (Cc) et Copie cachée (Cci) pour mettre un destinataire
- Utiliser les options de distribution d’un message
- Envoyer un message
- Définir une priorité d’envoi
- Indicateur de suivi d’un message
- Gestion des messages lors de l’envoi
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Réceptionner et suivre des messages
- Consulter ses messages
- Créer et utiliser des règles pour gérer les messages
- Gestion des règles
- Changer l’état lu ou non lu d’un message
- Marquer un message, repérer un message marqué
- Supprimer un message
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Imprimer un message
- Visualiser l’aperçu avant impression
- Imprimer un message
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Gérer ses contacts
- Ajouter, mettre à jour, supprimer des correspondants (contacts) du carnet d’adresses
- Classement et tri des contacts
- Créer, mettre à jour, supprimer une nouvelle liste de distribution (groupes de contacts)
- Transmission d’un contact par messagerie
- Carte de visite électronique
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Gérer ses messages
- Créer un dossier de courrier, supprimer un dossier
- Gestion des volets et accès aux dossiers
- Déplacement ou copie d’éléments
- Rechercher un message par émetteur, par titre, par date, par mot-clé
- Regroupement, tri et filtre des messages
- Créer et gérer des dossiers de recherche
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Gérer sa boite aux lettres
- Supprimer des messages, gérer la boîte de réception
- Optimisation de la taille de la boîte aux lettres
- Archivage des messages
- Actions rapides
- Gérer le courrier indésirable
Équipe pédagogique
Encadrement pédagogique : L‘encadrement pédagogique est assuré par le Responsable pédagogique de la formation. Intervenant : La formation est dispensée par un formateur spécialiste du logiciel cible et de l’enseignement aux adultes. Les CV et compétences de nos formateurs sont accessibles sur simple demande avant l’entrée en formation.
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Suivi pédagogique : Suivi des objectifs et des progressions pédagogiques en continu - Individualisation du parcours en fonction des progressions.
- Evaluation pédagogique : Évaluation initiale : auto-positionnement pour évaluer les acquis et lacunes de chaque stagiaire - Évaluation continue et finale de la progression (au cours des exercices, questionnaires et mises en situations) permettant le contrôle de l‘acquisition des notions étudiées et la capacité du stagiaire à les mettre en application – Consignation par le formateur des résultats d’évaluation sur le Bilan Pédagogique individuel du stagiaire.
- Evaluation de satisfaction : Évaluation de la satisfaction en fin de stage par un Questionnaire qualité.
- Evaluation de la formation : À l‘issue de la formation, le stagiaire reçoit une attestation nominative de formation indiquant la nature de la formation suivie, sa durée et les objectifs pédagogiques atteints.
Ressources techniques et pédagogiques
- Méthodes pédagogiques : Apports théoriques et méthodologiques, illustrés d’exemples concrets montrant l’application des notions abordées - Démonstrations commentées de l‘utilisation d‘Outlook - Mise en application individuelle des acquis du cours au travers d’exercices pratiques réalisés sur ordinateur sous l‘encadrement du formateur - Interactivité entre les stagiaires et avec le formateur, partages d‘expériences - Le formateur adapte sa formation à la version d‘Outlook utilisé par le stagiaire.
- Moyens techniques : Diaporama détaillé et illustré / démonstrations commentées, support de cours, tableau blanc, ordinateur connecté à internet. Aucun matériel spécifique n’est requis de la part du stagiaire.
- Un support de cours est remis au stagiaire. Selon les besoins spécifiques des stagiaires, remise de documentations complémentaires.
- Dans le cadre de formations en visioconférence, l’assistance technique est assurée par le Responsable Pédagogique tout au long de la formation.
Qualité et satisfaction
Une démarche d'amélioration continue est mise en place afin d'ajuster les contenus et modalités pédagogiques selon les retours des participants et les évolutions du secteur.
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Capacité d'accueil
Entre 1 et 12 apprenants
Délai d'accès
4 semaines
Accessibilité
Pour optimiser la qualité de notre prise en charge, les personnes en situation de handicap sont invitées à nous en informer dès la prise de contact. Notre référent handicap vous recontactera dans les meilleurs délais.